مشکل: دفتر، گروه پیامرسان، خبر آخر هفته
در بسیاری از آموزشگاهها حضور و غیاب هنوز سه مرحله دارد. مدرس زنگ اول در دفتر کاغذی علامت میزند؛ معاون آخر وقت دفترها را جمع میکند و غایبها را در دفتر بزرگتری وارد میکند؛ و بعد، اگر وقت شود، از دفتر آموزشگاه با خانواده تماس میگیرند یا پیامی در گروه پیامرسان کلاس میگذارند. نتیجه این است که خانواده اغلب آخر هفته میفهمد فرزندش سهشنبه غایب بوده؛ وقتی که دیگر برای پیگیری دیر است.
گروه پیامرسان هم مشکل را حل نمیکند. پیام غیبت یک زبانآموز بین چند ده پیام دیگر گم میشود، شمارهی شخصی مدرس دست همه میافتد و اگر ولی چند فرزند در پایههای مختلف داشته باشد، باید چند گروه را دنبال کند. سیستمهای سختافزاری هم راهحل خودشان را دارند: کارتخوان در ورودی، اثر انگشت یا دوربین. اما اینها فقط ورود به آموزشگاه را ثبت میکنند، نه حضور در هر زنگ؛ دستگاه و نگهداری جدا میخواهند و باز هم خبر دادن به خانواده کاری جداست.
یک سامانهی حضور و غیاب آموزشگاه وقتی به کار میآید که سه چیز را با هم انجام دهد: ثبت در همان کلاس و همان زنگ، خبر فوری به خانواده، و گزارش یکجا برای مدیر. اپ میناب دقیقاً همین سه کار را در یک جا انجام میدهد.
میناب برای مدرس چطور کار میکند
مدرس اپ میناب را روی گوشی، تبلت یا رایانهی کلاس باز میکند. برنامهی هفتگی از قبل در سامانه هست، بنابراین اپ میداند الان کدام زنگ است و مدرس سر کدام کلاس. فهرست زبانآموزان همان کلاس بالا میآید و همه بهصورت پیشفرض «حاضر» هستند.
- یک لمس برای هر غایب. مدرس فقط روی نام کسانی میزند که نیستند. با لمس دوباره، وضعیت به «تأخیر» تغییر میکند و با لمس بعدی به «حاضر» برمیگردد.
- سی ثانیه، نه یک زنگ. چون همه پیشفرض حاضرند، حضور و غیاب یک کلاس معمولاً کمتر از یک دقیقه وقت میگیرد و درس دیرتر شروع نمیشود.
- بدون تایپ و بدون کاغذ. نتیجه همان لحظه در دفتر حضور و غیاب آموزشگاه ثبت میشود؛ چیزی برای «وارد کردن دوباره» در دفتر یا اکسل نمیماند.
- در کلاس زنده هم ثبت میشود. اگر کلاس بهصورت آنلاین برگزار شود، حضور زبانآموزان در کلاس زنده در همان دفتر حضور و غیاب مینشیند و غیبت پنهان نمیماند.
اپ حضور و غیاب مدرس، ابزار جدایی نیست که کنار بقیهی کارها نصب شود. همان اپی است که مدرس تکلیف را در آن میدهد، آزمون میسازد و با خانواده پیام رد و بدل میکند. برای همین ورود دوباره، رمز دوباره و آموزش دوباره ندارد.
خانواده همان لحظه خبردار میشود
وقتی مدرس غیبت را ثبت میکند، دو چیز همزمان اتفاق میافتد. اول، اعلان اپ روی گوشی ولی میرود: «{نام} امروز غایب است»، با نام کلاس و زنگ. دوم، پیامک غیبت به شمارهی ولی فرستاده میشود؛ برای خانوادهای که اپ را باز نکرده یا اینترنت گوشیاش خاموش است. اعتبار اولیهی پیامک همراه اشتراک آموزشگاه است و آموزشگاه لازم نیست از سرویس پیامکی جدایی استفاده کند.
ولی در اپ میناب نقش خودش را دارد. با یک حساب بین فرزندانش جابهجا میشود و برای هر کدام، برنامهی امروز، حضور، تکلیف امشب و اطلاعیههای آموزشگاه را جدا میبیند. هر خانواده فقط فرزند خودش را میبیند؛ اطلاعات بچههای دیگر کلاس هیچجا نمایش داده نمیشود.
اگر غیبت دلیل داشته باشد، ولی از همان اپ در فضای آموزشگاه به مدرس پیام میدهد؛ صوتی هم میشود. گفتوگو در حساب آموزشگاه میماند، شمارهی شخصی مدرس منتشر نمیشود و اگر مدرس سال بعد تغییر کند، سابقهی کلاس همانجا باقی است. جزئیات بیشتر را در صفحهی پنل مدیران دوره ببینید.
چرا داخل اپ آموزشگاه بهتر از ابزار جداست
میشود یک دستگاه کارتخوان در ورودی گذاشت، یک سامانهی پیامکی جدا خرید و یک گروه پیامرسان هم برای هر کلاس ساخت. اما هر ابزار جدا یک نقطهی شکست جدا هم هست: کارت جا میماند، سرویس پیامک شارژ میخواهد، گروه پر از پیامهای نامربوط میشود و هیچکدام از اینها به تکلیف امشب یا کلاس زندهی فردا وصل نیست.
- یک ورود برای همه. مدرس، ولی، زبانآموز و مدیر همه با حساب آموزشگاه وارد میشوند؛ ورود با کد پیامکی است و کسی نباید رمز جدایی حفظ کند.
- حضور به بقیهی کارها وصل است. غیبت در همان جایی ثبت میشود که تکلیف، امتحان، اطلاعیه و رضایتنامه هست؛ خانواده یک صفحهی خانه دارد، نه چند گروه.
- بدون سختافزار و بدون ماژول جدا. حضور و غیاب بخشی از همان اشتراک است که بر پایهی تعداد زبانآموز حساب میشود؛ چیزی جدا فروخته یا «فعال» نمیشود.
- آیفون، آیپد و اندروید. نسخهی وب هم هست.
- سرور در ایران. با قطع اینترنت بینالملل هم اپ کار میکند و اعلانها در صندوق داخلی اپ میماند؛ پیامک هم مستقل از اینترنت گوشی میرسد.
نکته سختافزار ورودی، «آمدن به آموزشگاه» را ثبت میکند؛ حضور و غیاب کلاسی، «بودن سر کلاس» را. برای مدیری که میخواهد بداند کدام زبانآموز زنگ سوم را نبوده، دومی مهم است و همان چیزی است که میناب ثبت میکند.
یک روز نمونه
- ۷:۴۵حضور و غیابمدرس زنگ اول فهرست کلاس را در اپ باز میکند. لیلا نیامده؛ یک لمس روی نامش. سارا با تأخیر میرسد؛ دو لمس، وضعیتش «تأخیر» میشود.
- ۷:۴۶خبر به خانوادههمان لحظه، اعلان و پیامک به ولیِ لیلا میرسد: «لیلا امروز در پایهی اول الف غایب ثبت شد.» ولی از همان اعلان وارد اپ میشود و برای مدرس پیام میگذارد که لیلا سرما خورده.
- ۸:۱۰مدیر در یک نگاهمعاون بدون اینکه به کلاسی سر بزند، از صفحهی مدیر میبیند امروز چند نفر غایباند، چند نفر تأخیر داشتهاند و پیام ولیِ لیلا هم رسیده است.
- ۱۶:۰۰بقیهی روز در همان اپلیلا از خانه تکلیف امشب را میبیند و اگر کلاس زندهای برگزار شود، ضبطش تا ۲۴ ساعت برایش میماند. هیچکدام از اینها کاغذ نمیخواهد و هیچکدام در گروه پیامرسان انجام نمیشود.
برای مدیر: گزارش حضور و غیاب آموزشگاه
مدیر و معاون همهی کلاسها را میبینند، هر خانواده فقط فرزند خودش را. صفحهی مدیر وضعیت امروز آموزشگاه را در یک نگاه نشان میدهد: حضور امروز، تکلیفهای عقبافتاده و کلاسهای برگزارشده. وضعیت هر زبانآموز در هر زنگ (حاضر، تأخیر، غایب) در دفتر حضور و غیاب آموزشگاه ذخیره میشود و لازم نیست کسی آخر روز دفترها را جمع کند یا چیزی را دوباره در رایانه وارد کند.
چون حضور و غیاب کنار دفتر انضباط و پیامهای خانواده در همان سامانه است، پیگیری یک غیبت مکرر به جستوجو در چند دفتر و چند گروه نیاز ندارد. موارد انضباطی و جلسه با ولی محرمانه میماند و فقط نقشهایی که باید، آن را میبینند. اگر میخواهید ببینید بقیهی امکانات یک سامانهی آموزشی آموزشگاه چطور به همین دفتر وصل میشوند، صفحهی امکانات را ببینید.
پرسشهای رایج دربارهی حضور و غیاب آموزشگاه
سامانه حضور و غیاب آموزشگاه چیست؟
سامانهی حضور و غیاب آموزشگاه ابزاری است که حضور، تأخیر و غیبت زبانآموز را در هر زنگ ثبت میکند و نتیجه را به مدرس، مدیر و خانواده میرساند. در اپ میناب، مدرس در همان کلاس نام غایب را با یک لمس علامت میزند و خبر همان لحظه با اعلان و پیامک به ولی میرسد؛ مدیر هم حضور امروز آموزشگاه را در یک صفحه میبیند.
مسئولان دوره چطور از غیبت فرزندشان خبردار میشوند؟
بهمحض اینکه مدرس غیبت را ثبت میکند، ولی همان لحظه اعلان اپ و پیامک میگیرد؛ نه آخر هفته و نه پایان ترم. خانواده در اپ میناب نقش خودش را دارد، فقط فرزند خودش را میبیند و اگر بخواهد میتواند از همانجا در فضای آموزشگاه به مدرس پیام بدهد؛ بدون اینکه شمارهی شخصی مدرس منتشر شود.
برای حضور و غیاب با میناب سختافزار لازم است؟
نه. حضور و غیاب میناب نرمافزاری و کلاسی است: مدرس با گوشی، تبلت یا رایانهی خودش فهرست کلاس را باز میکند و حضور را میزند. دستگاه کارتخوان، اثر انگشت یا دوربین لازم نیست و چیزی جدا از اشتراک اپ خریداری نمیشود.
